Facturación electrónica para bodegas

Qué es la boleta electrónica

Es la misma boleta de venta de siempre, pero como un archivo XML firmado digitalmente que se envía a SUNAT. SUNAT responde con una constancia (el CDR) que dice si la aceptó. Al cliente le entregas una representación impresa —un ticket de 80 mm o un PDF— con un código QR, o un enlace por WhatsApp.

Hay dos caminos para emitirla: usar el sistema gratuito de SUNAT, que exige escribir cada venta a mano en su portal, o un sistema de ventas que la emite mientras cobras. En una bodega, con cola en el mostrador, lo segundo es lo que funciona.

Paso a paso para empezar

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   Ten tu RUC activo y tu clave SOL

   Con tu clave SOL entras a SUNAT Operaciones en Línea, donde se hacen todos los trámites de abajo.

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   Afíliate al SEE – Del contribuyente

   En SOL: Empresas › Comprobantes de pago › SEE – Del contribuyente › Adquirir la calidad de emisor electrónico. Así emites con tu propio sistema, sin OSE ni PSE.

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   Consigue tu certificado digital

   Puedes pedir el Certificado Digital Tributario gratuito de SUNAT o comprar uno a una entidad acreditada por INDECOPI. Te lo entregan como archivo .pfx con una contraseña.

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   Registra el certificado y crea un usuario SOL secundario

   En SOL registras el certificado y creas un usuario secundario con perfil de emisor electrónico. El sistema de ventas usa ese usuario, nunca tu usuario principal.

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   Prueba antes de vender de verdad

   En Kipu empiezas en SUNAT beta: emites boletas de prueba, las anulas y revisas tu caja sin consecuencias tributarias.

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   Pasa a producción

   Subes tu certificado y tu usuario SOL secundario, eliges un plan y desde ese momento cada boleta tiene validez tributaria.

Reglas que usas todos los días

IGV

En la bodega el precio se pone con IGV incluido. La boleta muestra el valor de venta (operación gravada) y el 18 % de IGV por separado.

Boleta sin DNI

Por debajo de S/ 700 puedes emitirla a “clientes varios”. Desde S/ 700 debe llevar el DNI u otro documento del cliente.

Bolsas de plástico

Cada bolsa paga el ICBPER de S/ 0.50. Va aparte del IGV y en cantidades enteras.

Factura

Solo a clientes con RUC. Si es al crédito, se indican las cuotas y sus fechas.

Envío

Lo mejor es enviar cada comprobante en el momento. La factura tiene como máximo 3 días calendario para llegar a SUNAT.

Anulación

Hasta 7 días desde la emisión se da de baja (resumen diario para boletas, comunicación de baja para facturas). Después se emite una nota de crédito.

Guarda todo

El XML firmado y la constancia de recepción (CDR) de SUNAT se conservan. Tu cliente puede descargarlos desde el enlace que le envías.

Cuando SUNAT rechaza una boleta

Si SUNAT responde con un código entre 2000 y 3999, la boleta fue rechazada: ese número queda usado y no tiene validez, así que se emite otra. Si no responde, la boleta queda pendiente y se reenvía el mismo archivo con el mismo número. Un buen sistema guarda el comprobante firmado antes de enviarlo para no perder nunca un correlativo.

Un error común al cambiar de sistema es repetir la serie: si ya emitiste con B001 en otro sistema, usa B002 en el nuevo, porque cada serie lleva su propio correlativo.